Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen

Mitarbeiterbeteiligung in Ludwigshafen Den Flurfunk zur Strategie machen

Demografischer Wandel oder sinkende Attraktivität als Arbeitgeber? Kommunalverwaltungen müssen diesen Herausforderungen begegnen. Die Verwaltung der Stadt Ludwigshafen am Rhein tut dies gemeinsam mit ihren Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Durch altersbedingtes Ausscheiden, Konkurrenz zu anderen Arbeitgebern und gesellschaftlichen Veränderungsprozessen steht auch die Verwaltung Ludwigshafens unter Handlungsdruck, die Arbeitsprozesse der Verwaltung neu zu bewerten und den externen Gegebenheiten anzupassen. Ziel ist es, eine moderne, arbeitsfähige Verwaltung zu schaffen. Bei diesem Prozess der Neuen Ressourcensteuerung (NRS) beteiligt die Stadt Ludwigshafen Ihre Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.

Die Startvereinbarung: Gemeinsamer Aufbruch in den Beteiligungsprozess

Im ersten Schritt des Prozesses wurden Workshops mit Bereichsleitern, dem Stadtvorstand, Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie der Politik durchgeführt. Dabei konnten Ängste, Wünsche und Zielsetzungen aus den unterschiedlichen Bereichen und Abteilungen der Dezernate und kritische Erfolgsfaktoren identifiziert werden. Zebralog hat alle so erhobenen Informationen zusammengeführt, geclustert und in eine „Startvereinbarung“ für den NRS-Prozess übersetzt. Die Vereinbarung enthält unter anderem folgende Punkte:

  • Zielsetzungen und zentrale Fragestellungen des Prozesses (Beteiligungsgegenstand)
  • Grundsätze zur Gestaltung des NRS-Prozesses
  • Informationsbausteine (Transparenz)
  • Dialogbausteine für den Prozess
  • Fairness und Dialogregeln
  • Rollen der unabhängigen (Online-)Moderation u. Coaching
  • Organisation und Projektstruktur
  • Prozessschritte und Zeitplanung
  • Öffentlichkeitsarbeit und Kommunikation

Die Plattform: Fragen, Diskutieren, Ideen sammeln

Ein Grundsatz der Startvereinbarung war, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an dem Prozess beteiligt werden sollen. So konzipierte Zebralog in Zusammenarbeit mit der Stadt Ludwigshafen eine Mitarbeiterplattform. Nun waren die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter nach ihren Vorschläge, Ideen und Kritik auf der Plattform www.dialog.ludwigshafen.de gefragt.

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurden per Post angeschrieben und erhielten einen Registrierungscode für die Plattform.

Auf der Plattform wurden drei Dialogformate angeboten:

  1. Entscheidungsgrundlagen diskutieren
  2. Sie fragen – wir antworten
  3. Ideensammlung für eine moderne Verwaltung

Im ersten Dialogformat konnten im Zeitraum vom 9. März bis 23. März 2015 Kriterien diskutiert werden, die als Entscheidungsgrundlagen bei der Bewertung der Aufgaben im Prozess der Neuen Ressourcensteuerung (NRS) dienen sollen.Anhand der Beiträge und Hinweise der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wurde der Kriterienkatalog zur Aufgabenbewertung überarbeitet. Im zweiten Dialogformat können die Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen seit dem 9. März 2015 Fragen zur Mitarbeiterplattform oder zum NRS Prozess an die Verwaltung stellen. Diese werden jeweils innerhalb von wenigen Tagen von einem Redaktionsteam der Stadt beantwortet. Die Antworten können wiederum kommentiert werden. Das Frageforum ist durchgehend geöffnet. Im dritten Dialogformat werden seit dem 9. März 2015 Vorschläge, Ideen und Hinweise zu einer modernen Verwaltung diskutiert. Alle eingehenden Vorschläge können von allen teilnehmenden Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern diskutiert und bewertet werden. Um auch Interessierte ohne Internetzugang zu berücksichtigen, werden zusätzlich Vorschlagkarten an verschiedenen Orten in der Stadt zur Verfügung gestellt.

Der Online-Dialog: Impulse für die "Neue Ressourcensteuerung"

Der Online-Dialog liefert viele Impulse für die Entwicklung der Verwaltung, die in den Prozess der Neuen Ressourcensteuerung einfließen. Von ganz konkreten Hinweisen bei internen Arbeitsabläufen (z.B. „Mail on holiday“ – E-Mails werden gelöscht, Absender automatisch über die Vertretung informiert) bis zu grundlegenden Themen von Führungsstilen und Unternehmenskultur. Außerdem informiert die Stadt Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter über Newsletter, aktuelle Meldungen und Zwischenauswertungen durchgehend und transparent über den Prozess der Neuen Ressourcensteuerung. Der Stadt Ludwigshafen ist klar, dass eine moderne und zukunftsfähige Verwaltung nur mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern möglich ist. Der Weg der Stadt Ludwigshafen wird sicherlich noch Vorbild für andere Städte sein.